10 dicas para fazer o planejamento estratégico hospitalar corretamente

10 dicas para fazer o planejamento estratégico hospitalar corretamente

O planejamento estratégico hospitalar realizado corretamente pode aumentar o sucesso da instituição, tanto na lucratividade e harmonia entre os funcionários quanto na melhoria da prestação dos serviços.

Também conhecido apenas por planejamento estratégico, trata-se da distribuição de cargos e funções dentro de uma instituição hospitalar.

Atualmente, é um dos problemas mais comuns encontrados e talvez a causa de grandes desfalques financeiros.

Você precisa fazer um planejamento estratégico hospitalar eficiente e correto? Veja nossas 10 dicas exclusivas:

10 Dicas para fazer o planejamento estratégico hospitalar

1. Avalie os fatores externos

Para criar o planejamento estratégico hospitalar você deve avaliar também os fatores externos na teoria do sistema. Observe que a empresa faz parte de um macrossistema, abrangendo o governo, planos de saúde, agências reguladoras, entre outras.

Empresas capazes de levar os fatores externos em consideração no momento do desenvolvimento do planejamento estratégico hospitalar tendem a atingir mais rapidamente os objetivos, ao possuir maior qualidade no atendimento das exigências externas.

2. Faça um quadro de funções

O quadro de funções da empresa permitirá estabelecer quantos funcionários serão necessários, áreas com déficit, hierarquia e ainda facilitará o desenvolvimento do organograma.

Um exemplo de quadro pode ser: enfermeiras > médicos > administradores > estagiários > técnicos > faxineiros (…). Se possível, elenque a quantidade necessária de funcionários em cada função.

3. Tenha hierarquia

Para que um planejamento estratégico hospitalar funcione corretamente é preciso ter hierarquia. Quando falamos em hierarquia não significa, necessariamente, superioridade, mas sim setorial.

Por exemplo:

Setor 1 — Setor 2 —- Setor 3
Setor 1 > subsetor > funções > pessoas;

E assim sucessivamente.

Veja, no caso prático, pode-se pensar no corpo clínico:

Hospital > Corpo Clínico > Diretor > Médicos > Enfermeiros > Técnicos.

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4. Crie um organograma

O organograma facilitará a interpretação, compreensão e encontrará eventuais falhas na distribuição das funções do hospital.

Trata-se de um esquema gráfico de fácil compreensão apresentando, inclusive, a hierarquia e funções.

Para que o organograma seja eficiente é preciso estar bem estruturado e organizado, por isso, você deve antes de tudo determinar quais serão as áreas, setores, subsetores, funções e funcionários responsáveis.

5. Divida: Áreas, setores, subsetores e cargos

Um planejamento estratégico hospitalar eficiente deve estar dividido em áreas, setores, subsetores e cargos.

Em um hospital pode-se pensar: área > análises clínicas > laboratório > Funções/cargos > funcionários.

Quando conseguir estabelecer a divisão correta entre todas as áreas, setores, subsetores, cargos e profissionais, conseguirá desenvolver o planejamento estratégico hospitalar e distribuir corretamente as funções/graus de hierarquia.

6. Não deixe de lado o controle de estoque

Um erro frequente de pessoas inexperientes em realizar o planejamento estratégico hospitalar é deixar de lado o controle de estoque e almoxarifado. Estes setores são importantes, porém em hospitais são decisivos.

Em empresas na área de saúde há uma grande quantidade de medicamentos e rotatividade, materiais descartáveis que precisam seguir um procedimento específico.

Faça o controle de estoque como um setor a parte e determine os responsáveis, funções e cargos, inclusive, com um chefe responsável por fiscalizá-lo e entregar os relatórios.

7. Lembre-se da interdependência das funções

A hierarquia é fundamental para conseguir atribuir tarefas e ao mesmo tempo manter a organização. É uma forma de garantir que um determinado padrão seja executado, já que existirá um cargo fiscalizador.

Contudo, não podemos deixar de considerar a interdependência das funções e organização de forma estratégica para que funcione de forma harmônica.

Por exemplo: O setor financeiro da empresa terá relação com o de recursos humanos, já que este último irá contratar e efetuar demissões, enquanto o primeiro irá dispor de fundos.

Assim, ambos estarão interligados e precisam ter um sistema de troca de informações e dependência eficiente.

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8. Cuidado com os recursos financeiros

Um bom planejamento estratégico hospitalar leva em consideração as atribuições e cargos que serão necessários. No entanto, muitas vezes não terá recursos financeiros suficientes para contratar todos os funcionários necessários, e neste caso, o que fazer?

Quando se trata de planejamento estratégico hospitalar você deve estar sempre atento ao caixa da instituição, caso seja necessário novos cargos, otimize os já existentes para que conseguir prestar o serviço.

Aliando o planejamento estratégico hospitalar ideal à organização, é possível aumentar a eficiência do quadro de funcionários e, muitas vezes, diminuir a necessidade de novas contratações.

9. Integre gestão, organização e controle

Gestão, organização e controle são três “setores” que precisam estar integrados, inclusive, através de um ERP (de preferência).

Hoje, existem diversos sistemas disponíveis com o objetivo de facilitar a transmissão de informações entre os setores e permitir uma automação maior, reduzindo trabalho, perda de tempo, além de maximizar a qualidade na prestação dos serviços.

O custo de um software de integração costuma ser acessível, ainda mais quando comparado com a economia apresentada já nos primeiros meses de utilização.

10. Estabeleça o número mínimo e máximo de funcionários por setor

É importante fixar o número mínimo e máximo de funcionários que o hospital terá e de preferência, já fazendo a divisão nas áreas, setores, subsetores e cargos.

Este número deve ser seguido, pois, abaixo do mínimo a instituição estará apresentando problemas de mão de obra, comprometendo a qualidade na prestação dos serviços.

Em contrapartida, acima do número determinado, estará arcando com uma folha de pagamento superior ao orçamento e, possivelmente, com profissionais “desnecessários”.

O número mínimo e máximo pode ser alterado em casos excepcionais, como um aumento da demanda ou até mesmo uma nova unidade no hospital, por exemplo, avaliando-se cada caso concreto.

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